En av Sveriges största myndigheter väljer OptoSweden

En av Sveriges största myndigheter väljer OptoSweden

En av Sveriges största myndigheter väljer OptoSweden

OptoSweden AB levererar helhetslösning till statlig myndighet med ett ordervärde på över 40 miljoner kronor. Leveransen innefattar plattform, programvara och support för digitalisering och automatiserad hantering av inkommande dokument och handlingar.

En av Sveriges största myndigheter har gett OptoSweden förtroendet att leverera helhetslösning med målsättningen att effektivisera och nå ökad kontroll och kvalitet i hanteringen av alla inkomna dokument och handlingar.

Genom att etablera skanningscentral i egen regi, programvara med senaste tekniken (från Optosweden) för intelligent dokumentautomation och leverans av rätt data till kritiska processer förväntar sig myndigheten kunna korta ner handläggningstider och ge bättre kundservice med ökad kundnöjdhet som resultat.

OptoSwedens leverans innefattar marknadsledande intelligent digitaliseringsplattform med AI (artificiell intelligens), ML (maskininlärning) och NPL (kognitiv inlärning), produktionsskannrar samt support, underhåll och service.

Säkra upp era fakturor i virustider.

Säkra upp era fakturor i virustider.

Denna tjänst innebär att allt fungerar som vanligt hos er men ni slipper verifiera era fakturor och kan outsourca istället under en vald period. 

En vikarietjänst där ni enbart betalar för er nyttjade volym:

  • Ingen bindningstid.
  • Ingen uppkopplingsavgift.
  • Inga dolda avgifter eller höga konsultkostnader.
     
    Självklart har ni fortfarande full kontroll på hela flödet och kan se vart fakturan befinner sig. 
    Kontakta din säljkontakt på OptoSweden för mer information. 
Update with regards to the COVID-19 situation

Update with regards to the COVID-19 situation

Update with regards to the COVID-19 situation

OptoSweden is taking the ongoing concern regarding the Corona virus very seriously. We are closely monitoring the situation and follow advice given by local health authorities and the World Health Organization. We continue to monitor news and directives as they develop and adjust our plans accordingly to ensure that we are prepared to assist you as our business partner.

In addition – all employees has been informed about how best to prevent the spread of the infection and the importance of good hand hygiene.

OptoSweden has also issued a temporary policy to prevent infection:
•We have a close dialogue with our employees about the development of the situation.
•We have enabled our employees to work from home.
•We have canceled all unnecessary physical meetings majority of meetings are now held digitally.
•We have limited travel to emergency travels only.

Most of our customers and solutions can be and have been supported remotely since before the COVID-19 situation. Some customers might experience a slightly longer response time than normal. Especially those that has security protocols that prevent us from remote support. We are continuously assessing the business continuity and preparedness plans of third-party partners to ensure there is no risk to dis-continued services and we all do our absolute best. As for now there are only minor delays for projects in Norway and Denmark as a result of schools being closed. We’re well equipped to work remotely and are still accessible through all normal channels of communication. Our technical support, customer service and the rest of our team you rely on every day remain available to prevent any interruption to our normal operations.

Let’s still have meetings via Teams, Skype, Slack, Hangouts, phone or any other technology available to us in the year 2020!

Please do not hesitate to contact us for further information.

Info med anledning av COVID-19 och OptoSwedens verksamhet

Info med anledning av COVID-19 och OptoSwedens verksamhet

Information till OptoSwedens kunder och samarbetspartners med anledning av COVID-19 och vår verksamhet:

Vi tar spridningen av Coronaviruset, COVID-19 på allvar och följer myndigheternas rekommendationer och anpassar oss till deras beslut.
Det som gäller idag kan vi behöva omvärdera imorgon. För att ni ska veta hur vi ställer oss idag har vi gjort följande sammanfattning:

OptoSweden agerade snabbt och vidtog redan efter sportlovet åtgärder genom att låta personal som vart i utsatta områden arbeta hemifrån i två veckor. Denna personal arbetar för närvarande fortfarande hemifrån.
Utöver dessa åtgärder har vi utfärdat en tillfällig policy för förhindrande av smitta.

Vi uppmuntrar och informerar internt om god handhygien och tillhandahåller handsprit så länge sådan går att få tag på.
• Vi har löpande dialog med våra medarbetare kring utvecklingen av läget.
• Vi har möjliggjort för våra anställda att arbeta hemifrån i den mån deras arbetsuppgifter tillåter det.
• Vi har ställt in alla onödiga fysiska möten och genomför dom istället digitalt.
• Vi har begränsat resandet till att endast utföra akuta besök hos våra kunder.

För de kunder som har externa tjänster från oss så som extern skanning och/eller extern verifiering har även denna personal full möjlighet att arbeta hemifrån. Vi har även flera noder ditt vi kan lastbalansera arbetet om så krävs.

Gällande de fysiska skanningen så står den endast för en mindre del av vårt arbete. Vi anser det därför i dagsläget som en funktion som inte kommer påverkas även om läget förvärras. Leveranser kan påverkas av andra aktörer så som posten, transportörer etc. vilket är utom vår kontroll. Vi
följer läget noggrant och kommer informera vid eventuella situationer som skulle kunna påverka er som kund.

Vi gör alla vårt absolut bästa och ser för närvarande endast smärre förseningar i projekt där vi har personal i exempelvis Norge och Danmark där man har stängt ner skolorna vilket har medfört att viss personal har svårt att hinna med trots att man kan arbeta hemifrån.

Skulle det förekomma förseningar i leveranser av våra tjänster så hoppas vi att ni har förståelse för detta i den situationen som pågår just nu.
Har ni några som helst funderingar så tveka inte att höra av er till er kontakt hos oss.

Kontakta någon på OptoSweden här

pdf eXtractor tar din data till en ny nivå

pdf eXtractor tar din data till en ny nivå

Processen att avgöra vilken information i en faktura som är användbar kommer på inget sätt lika naturligt för datorer som för människor – det är en funktionalitet som behöver programmeras. CrossState eVoyce är en unikt och specifikt utvecklad plattform för att läsa ut information i dokument och särskilt från fakturor.

I en serie av dataextraktionsmoduler blir .pdf-fakturans textlager extraherat och tolkat. Slutligen förbereds data för validering och paketeras för export.

Oavsett hur fakturan ser ut och vilken data man vill ha från fakturan kan CrossState eVoyce läsa ut den. Artikelrader, projektnummer, frakt- och emballagekostnader plockas upp och kategoriseras automatiskt och levereras till efterkommande affärssystem.

Frågor och utmaningar som många har med digital PDF: 
o Kvalitetskontroll.
o Layoutändringar från leverantörer.
o Samma leverantör med flera layouter (per enhet eller per internt system)
o Samma leverantör med digital PDF, icke-digital PDF, TIF och papper.
o En leverantör med ständigt skiftande layouter.
o Hantering av förvirrande etiketter: t.ex. fakturanummer och datum.
o Hantera inga fält utan etiketter.

Med oss är detta en ickefråga. pdf eXtractor kommer att lyfta kvalitén och ditt användande till en ny nivå. 
För oss är det alltid en självklarhet att effektivisera, hålla en hög kvalité och säkerhet på din data. 

pdf eXtractor med OptoSweden

Nu släpper vi delar av nya layouten i At Work

Nu släpper vi delar av nya layouten i At Work

Vi vill göra det bekvämare för dig att arbeta i At Work genom att förbättra kontraster och förtydliga innehållet. Därav att vi gör flera ändringar i utseendet på sidorna.

  • Knapparna får färger. Detta för att göra det tydligare vad som händer och för att ge sidorna mer liv.
  • Vi städar upp vissa scheman och rapporter, flyttar vissa fält och organiserar sidorna till det bättre.
  • Vi flyttar några delar för att göra viktig data mer lättillgänglig och synliga. Alla sidor med ”arbetslistor” kommer att ändras rent vymässigt.

För att inte riskera drifttid i produktionen kommer vi att göra ändringarna medan systemen är i normal drift så var inte förvånad om sidor och fält ändrar utseende under en tid framöver. Det finns ingen fara för att förlora data och alla sidor/funktioner kan lätt identifieras. Detta kräver ingen utbildning för er utan ni kan tryggt jobba vidare som vanligt.

Naturligtvis har vi testat detta noggrant i flera månader med våra partners.

Ändringarna har redan införts i vår nya modul för inköp/lager samt arkiv (dokumentflöde).
Vi kommer att implementera layouten i resterande moduler i följande ordning:

  • Tidrapport
  • Leverantörsfaktura
  • Order/faktura (fakturering)
  • Arbetslista (här kommer det att bli en större revidering under året)
  • Kontrollpanelen
  • Resekostnader (här är en ny version under planering)
  • KeyP
  • Kontakter
  • Övrigt
  • Om du skulle uppleva problem eller har funderingar så vänligen kontakta supporten för hjälp.

Supporten: support@optosweden.se eller 08-578 604 25.